Polityka Przechowywania Danych
Ostatnia aktualizacja: 22 lutego 2025
Niniejsza Polityka Przechowywania Danych opisuje zasady, według których Gocituu (zwana dalej „Usługą", „my", „nas") przechowuje, archiwizuje i usuwa dane osobowe oraz inne informacje gromadzone w związku ze świadczeniem usług dostępnych pod adresem gocituu.com. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie przejrzystości w zakresie zarządzania danymi oraz ochrony praw użytkowników.
1. Zakres stosowania
Niniejsza polityka dotyczy wszystkich danych przetwarzanych przez Gocituu w ramach świadczenia usług, w tym danych przekazanych przez użytkowników podczas rejestracji, korzystania z platformy, kontaktu z obsługą klienta oraz w trakcie automatycznego generowania raportów finansowych.
Polityka obejmuje:
- dane osobowe użytkowników kont indywidualnych i firmowych,
- dane wprowadzone do systemu w celu generowania raportów,
- dane techniczne i logi systemowe,
- dane komunikacyjne i korespondencję z obsługą,
- dane rozliczeniowe i transakcyjne.
2. Kategorie przechowywanych danych
2.1 Dane konta użytkownika
Dane niezbędne do założenia i utrzymania konta, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, dane logowania oraz preferencje użytkownika, są przechowywane przez cały okres aktywności konta. Po usunięciu konta dane te są trwale usuwane w terminie określonym w sekcji 4.
2.2 Dane finansowe i raporty
Dane wprowadzone w celu generowania raportów finansowych, w tym dane liczbowe, kategorie wydatków i przychodów oraz wygenerowane dokumenty, są przechowywane przez czas trwania subskrypcji oraz przez dodatkowy okres po jej zakończeniu, zgodnie z tabelą retencji zawartą w sekcji 4.
2.3 Dane techniczne i logi
Logi systemowe, adresy IP, identyfikatory sesji, informacje o przeglądarce i urządzeniu są gromadzone automatycznie w celach bezpieczeństwa, diagnostyki i poprawy jakości usług. Dane te są przechowywane przez krótszy okres niż dane konta.
2.4 Dane komunikacyjne
Wiadomości przesyłane do obsługi klienta, zgłoszenia serwisowe oraz inna korespondencja są archiwizowane w celu zapewnienia ciągłości obsługi i rozwiązywania sporów.
2.5 Dane rozliczeniowe
Informacje dotyczące płatności, historii subskrypcji i faktur są przechowywane przez okres wymagany do celów księgowych i podatkowych, niezależnie od statusu konta.
3. Podstawy przechowywania danych
Dane są przechowywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu uzasadniona podstawa, w szczególności:
- wykonanie umowy zawartej z użytkownikiem lub podjęcie działań na jego żądanie przed zawarciem umowy,
- wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Gocituu,
- uzasadniony interes administratora, w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa usług i ochrona przed nadużyciami,
- zgoda użytkownika wyrażona w sposób dobrowolny i świadomy.
4. Okresy przechowywania danych
Poniższa tabela przedstawia standardowe okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych:
| Kategoria danych | Okres przechowywania | Podstawa |
|---|---|---|
| Dane konta użytkownika | Przez czas trwania konta + 30 dni po usunięciu | Wykonanie umowy |
| Wygenerowane raporty finansowe | Przez czas trwania subskrypcji + 90 dni | Wykonanie umowy |
| Dane wejściowe do raportów | Przez czas trwania subskrypcji + 90 dni | Wykonanie umowy |
| Logi systemowe i techniczne | Do 12 miesięcy | Uzasadniony interes |
| Dane komunikacyjne (obsługa klienta) | Do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu | Uzasadniony interes |
| Dane rozliczeniowe i faktury | Do 7 lat od wystawienia dokumentu | Obowiązek prawny |
| Dane marketingowe (za zgodą) | Do cofnięcia zgody lub 36 miesięcy od ostatniej aktywności | Zgoda użytkownika |
Po upływie wskazanego okresu dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.
5. Automatyczne usuwanie danych
Gocituu stosuje zautomatyzowane procesy cyklicznego przeglądu i usuwania danych, których okres przechowywania dobiegł końca. Procesy te uruchamiane są regularnie i nie wymagają każdorazowej interwencji ze strony użytkownika ani administratora.
Użytkownicy mogą w każdej chwili złożyć wniosek o wcześniejsze usunięcie swoich danych, z zastrzeżeniem wyjątków opisanych w sekcji 6.
6. Wyjątki od standardowych okresów przechowywania
W określonych sytuacjach dane mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż standardowy, w szczególności gdy:
- toczą się postępowania sądowe, administracyjne lub arbitrażowe, w których dane stanowią dowód lub są niezbędne do ochrony praw,
- obowiązujące przepisy prawa nakładają obowiązek dłuższego przechowywania określonych kategorii danych,
- dane są niezbędne do rozpatrzenia reklamacji lub roszczenia złożonego przez użytkownika,
- użytkownik wyraził zgodę na dłuższe przechowywanie danych w określonym celu.
O każdym przedłużeniu okresu przechowywania z powodów opisanych powyżej użytkownik zostanie poinformowany, jeśli jest to możliwe i nie narusza przepisów prawa.
7. Przechowywanie danych przez podmioty trzecie
Gocituu może korzystać z usług zewnętrznych dostawców infrastruktury, narzędzi analitycznych i płatniczych. Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do stosowania środków ochrony danych nie mniej rygorystycznych niż stosowane przez Gocituu. Okresy przechowywania danych przez podmioty trzecie regulują ich własne polityki, jednak Gocituu dąży do zapewnienia, aby były one spójne z niniejszą polityką.
8. Kopie zapasowe
Dane mogą być przez pewien czas obecne w kopiach zapasowych systemu nawet po ich usunięciu z aktywnych baz danych. Kopie zapasowe są przechowywane przez okres nieprzekraczający 90 dni, po czym są trwale nadpisywane lub usuwane. W tym czasie dane z kopii zapasowych nie są wykorzystywane do celów operacyjnych ani udostępniane osobom trzecim.
9. Prawa użytkownika w zakresie przechowywania danych
Użytkownicy mają prawo do:
- uzyskania informacji o tym, jakie dane są przechowywane i przez jaki okres,
- żądania usunięcia danych, które nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane,
- żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przepisami,
- przenoszenia danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie,
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować na adres e-mail: [email protected]. Gocituu zobowiązuje się do udzielenia odpowiedzi bez zbędnej zwłoki.
10. Bezpieczeństwo przechowywanych danych
Gocituu stosuje odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony przechowywanych danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem. Obejmuje to między innymi szyfrowanie danych w spoczynku i podczas transmisji, kontrolę dostępu oraz regularne audyty bezpieczeństwa.
11. Zmiany w polityce przechowywania danych
Gocituu zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki w dowolnym czasie. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty elektronicznej lub poprzez powiadomienie widoczne po zalogowaniu się do platformy. Dalsze korzystanie z usług po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację.
Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na stronie gocituu.com.
12. Kontakt
W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Przechowywania Danych lub sposobu przetwarzania danych przez Gocituu prosimy o kontakt:
Gocituu
Starowiślna 20, 31-032 Kraków, Polska
E-mail: [email protected]
Telefon: +48 505 519 019